Archiwizacja dokumentów – kartony używane jako tani i ekologiczny nośnik
Papierów w firmie nigdy nie ubywa – gromadzisz faktury, umowy, protokoły, dokumenty kadrowe… Nawet w erze cyfryzacji większość firm wciąż przechowuje sporą część dokumentacji w formie fizycznej w segregatorach. I chociaż przepisy wymagają porządku w archiwach, rzadko mówi się o tym, w czym te dokumenty można faktycznie przechowywać. A jest to przecież kluczowa sprawa zarówno dla logistyki biurowej, jak i kosztów operacyjnych. Tutaj właśnie wchodzą do gry kartony używane, które możesz wykorzystać też w taki sposób.
Przechowywanie dokumentów: koszty i logistyka
Tradycyjne pojemniki archiwizacyjne – plastikowe, nowe pudła czy specjalistyczne segregatory – mogą kosztować od kilku do kilkunastu złotych za sztukę. Dla małej firmy może być to „do przełknięcia”, ale w większym biurze, które rocznie musi zarchiwizować kilkaset teczek, robi się z tego całkiem spory wydatek.
Tymczasem używane kartony – pod warunkiem, że są odpowiednio dobrane – mogą spełniać dokładnie taką samą funkcję:
- są sztywne, niezniszczone, stabilne i wytrzymałe
- mają odpowiednią pojemność, która mieści format A4 czy A3.
- pozwalają na opisanie zawartości,
- są lekkie i łatwe w transporcie.
Co najważniejsze: używane kartony kosztują nawet 5-10 razy mniej niż nowe opakowania archiwizacyjne.
Przykład z życia: biuro rachunkowe i 800 zł oszczędności rocznie
Weźmy na tapet przykład biura rachunkowego, które co miesiąc archiwizuje około 5 pełnych segregatorów dokumentów. Rocznie daje to 60 pakietów, które trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Nowe pudła archiwizacyjne kosztują ok. 8 zł za sztukę. Roczny koszt to nawet do 500 zł.
Tymczasem kupując używane kartony po dostawach (z odpowiednią gramaturą i wymiarami), koszt jednostkowy spada do ok. 1,50-2,00 zł. To oznacza już tylko 90-120 zł rocznie. Oszczędność wynosi ponad 350 zł. A mówimy tylko o jednym biurze!
Kartony używane a przepisy – co musisz wiedzieć?
Nie ma konkretnego przepisu, który nakazuje przechowywać dokumenty w konkretnym typie pojemnika. Najważniejsze są:
- dostępność dokumentów (łatwość odszukania),
- zabezpieczenie przed uszkodzeniem i zniszczeniem (np. przed wilgocią),
- ochrona danych osobowych (brak przypadkowego dostępu).
Jeśli opakowanie z odzysku spełnia te warunki, z powodzeniem możesz go wykorzystać. Dobrze opisane, zamknięte kartony używane, trzymane w suchym i bezpiecznym miejscu, w zupełności wystarczą do celów archiwizacyjnych.
Ekologia w archiwum – mały krok, a duży efekt
Wdrażając rozwiązania oparte na kartonach z drugiego obiegu, pokazujesz, że firma działa zgodnie z ideą zrównoważonego rozwoju. W kontekście ESG czy ISO 14001 to konkretne działanie, które możesz ująć w polityce środowiskowej.
Co więcej – archiwizacja przy użyciu używanych kartonów to forma upcyclingu, czyli nadania nowej funkcji materiałowi, który w innym przypadku mógłby trafić do utylizacji. Robisz prosty krok, a wartość ekologiczna jest bardzo konkretna.
Na co zwrócić uwagę, wybierając kartony do archiwizacji?
Zanim zaczniesz pakować dokumenty, upewnij się, że:
- Karton ma odpowiednią wielkość – najlepiej zbliżoną do formatu A4.
- Pudełko jest czyste i suche – unikaj kartonów po produktach spożywczych.
- Klapki są w dobrym stanie – ważne dla szczelności i stabilności.
- Można je łatwo opisać – np. markerem lub etykietą.
- Nie są zbyt zużyte – zagniecenia i osłabione ścianki obniżają trwałość.
Podsumowanie: czy karton z odzysku jest lepszy niż plastik?
Jeśli myślisz ekonomicznie i ekologicznie, używane kartony to świetne, niedrogie i zgodne z przepisami rozwiązanie do archiwizacji. Dają Ci oszczędność, porządek i realny wpływ na środowisko. Nie musisz przepłacać, żeby mieć dobrze zorganizowane archiwum – wystarczy sięgnąć po dobre kartony z dobrego źródła.
